Гибкий офис

Гибкий офис (flexible office, flexible workspace) — это полностью обслуживаемое рабочее пространство с меблированными рабочими местами, предоставляемое в аренду на условиях, отличных от традиционной долгосрочной аренды офисных помещений. Сроки аренды варьируются от почасовой и посуточной до месячной и многолетней.

Гибкий офис является обобщающим термином для ряда решений, включающих коворкинги, частные офисы, конференц-залы по запросу и представительские апартаменты. Все эти форматы объединяет один определяющий признак: отсутствие привязки к долгосрочному договору аренды.

 

Форматы гибких офисов

1. Коворкинг (Coworking)

Коворкинг-пространство представляет собой общую рабочую зону, в которой одновременно работают представители разных компаний и специалисты. Коворкинги оснащаются стандартным набором офисных удобств: Wi-Fi, принтеры, конференц-залы, рабочие столы, а также дополнительными сервисами — зонами отдыха, напитками и закусками.

Коворкинг является наиболее распространённым типом гибкого офиса.

2. «Горячий стол» (Hot Desking)

Hot desking — формат, при котором все рабочие места являются общими. Сотрудники занимают любое свободное место в порядке очереди. Такой подход применяется как в коворкингах, так и в корпоративных офисах для оптимизации использования площади.

3. Частные гибкие офисы

Владельцы гибких пространств предлагают полностью меблированные частные офисы. Компания получает выделенное индивидуальное пространство с приватными рабочими зонами и конференц-залами, сохраняя доступ к общим удобствам гибкого офиса.

4. Конференц-залы по требованию

Гибкие офисы предоставляют конференц-залы для бронирования на определённое время. Такой формат востребован для проведения встреч, презентаций и переговоров без необходимости аренды постоянного помещения.

5. Представительские апартаменты

Отдельный сегмент гибких офисов — полностью оборудованные помещения для размещения руководителей и проведения деловых встреч.

 

Технологическая инфраструктура гибкого офиса

Организация гибкого офиса предъявляет требования к инженерным и IT-системам, обеспечивающим работу пространства.

Сети и связь

• Структурированная кабельная система (СКС) для подключения рабочих мест и оборудования.

• Беспроводная сеть Wi-Fi с поддержкой одновременного подключения большого числа устройств и распределением нагрузки по точкам доступа.

• Резервирование каналов связи для обеспечения непрерывности работы.

Управление доступом и безопасность

• Системы контроля доступа (СКУД) с поддержкой различных типов идентификаторов: карты, ключи, мобильные приложения.

• Видеонаблюдение для контроля периметра и внутренних зон.

• Системы пожарной сигнализации и оповещения.

Управление пространством

• Системы бронирования переговорных комнат и рабочих мест с отображением статуса на дисплеях у входа.

• Учёт посещаемости и загрузки помещений для оптимизации использования площадей.

• Интеграция с системами умного здания (BMS) для управления освещением, климатом и энергопотреблением в зависимости от фактической загрузки.

Автоматизация и мониторинг

• Удалённый мониторинг состояния инженерного оборудования.

• Автоматическое управление освещением и климатом на основе данных датчиков присутствия.

• Системы учёта энергопотребления по зонам и временным интервалам.

Преимущества гибких офисов

• Снижение операционных расходов за счёт оплаты только используемого пространства.

• Отсутствие капитальных затрат на оснащение и меблировку.

• Возможность масштабирования — расширение или сокращение площади в зависимости от текущих потребностей.

• Доступ к готовой инфраструктуре без затрат на её создание и обслуживание.

 

Гибкий офис — это модель организации рабочих пространств, основанная на аренде меблированных помещений с готовой инфраструктурой на условиях, отличных от традиционной долгосрочной аренды. Основные форматы включают коворкинги, «горячие столы» (hot desking), частные офисы и конференц-залы по требованию. Технологическая инфраструктура гибкого офиса включает СКС, Wi-Fi, системы контроля доступа, видеонаблюдения, бронирования помещений и автоматизации инженерных систем.